Пет съвета при аутсорсване на вашия счетоводен отдел

Пет съвета при аутсорсване на вашия счетоводен отдел

Във всеки бизнес има различни отдели и функции, които трябва да си сътрудничат, за да предлагат продукти и/или услуги на своите клиенти. Не всички бизнеси са еднакви, следователно функции като счетоводния отдел може да не са толкова важни в някои бизнеси, колкото в други. В зависимост от нуждите на вашия бизнес може да има предимства при възлагането на некритични функции на външни изпълнители, включително като ви позволява като собственик на бизнес да се съсредоточите върху други функции.

Традиционно счетоводният отдел не е функция в бизнеса, която може да бъде възложена на външни изпълнители – в повечето производствени предприятия все още не е така. Всеобхватният характер на бизнес счетоводството затруднява извличането на тази функция от операциите. Въпреки това, в настоящия дигитален свят, особено този, който е фокусиран върху услугите, има различни начини, по които малък бизнес може да изнесе счетоводния отдел.

Много малки фирми разчитат на счетоводител или счетоводител на непълно работно време, за да се появи на мястото на бизнеса. Когато всички документи са налични физически, посещението на място е най-целесъобразният начин за актуализиране на книгите. Въпреки че това все още е аутсорсинг, може да бъде неефективно и обикновено по-скъпо. Общият преход към облачно базирано счетоводство представи друга възможност.

Има различни нива на аутсорсинг, към които фирмите могат да се насочат в зависимост от бюджета и желаното ниво на контрол. Обикновено колкото повече можете да аутсорснете, толкова по-добре, но имайте предвид последиците и не забравяйте да запазите контрола върху основните функции. Ето няколко съвета, които ще ви помогнат успешно да изнесете вашия счетоводен отдел.

Съвет първи: Използвайте облака

Ако вашето счетоводство все още не е направено в облака, може да помислите за това като опция. Промяната може да бъде трудна, така че ако решите да надстроите, помислете за консолидиране на част от работата чрез възлагане на външни изпълнители и надграждане до облака наведнъж. Освен това разчитането на външна помощ ще ви позволи да привлечете таланти, които може да не са налични на местно ниво.

Втори съвет: Помислете за решение „всичко в едно“.

Някои фирми предпочитат да държат своите счетоводни и данъчни фирми отделно. Това може да бъде от полза, тъй като ще имате две отделни фирми, които проверяват работата. Недостатъкът обаче е, че може да се наложи да управлявате проекта и да помагате за координацията между тях. Претеглете възможностите си и действайте според тях.

Съвет трети: Намалете текучеството

Ключов разход, който много малки предприятия пренебрегват, е текучеството на служителите. Обикновено има финансови разходи, свързани с текучеството на служителите. Същото важи и за намирането на правилната счетоводна фирма, към която да възложите. Трябва да сте сигурни, че счетоводната фирма е подходяща, за да ви помогне да възложите, за да избегнете разходите за намиране на нова фирма.

Съвет четири: Дръжте хазната в къщата

За разлика от счетоводния отдел, отделът на касата се състои от хора, които имат действителен достъп до банковите сметки и пари в брой – не бъркайте двете! Обикновено е най-добре да разрешите достъп до хазната само на доверени лица. За да избегнете не само измами или злоупотреби, но и финансови грешки, трябва да разчитате на ключови лица във вашия бизнес за достъп до хазната, а не на външни счетоводители.

Съвет пети: Не възлагайте фактуриране на външни изпълнители

Фактурирането традиционно се смята за счетоводна функция, но лекотата на създаване на фактури в облачна счетоводна система я прави достъпна за всички. Тъй като фактурирането обикновено изисква по-големи оперативни познания, отколкото счетоводни познания, обикновено е по-ефективно тази функция да се поддържа вътрешно. Няма нужда да изпращате данни за фактуриране на счетоводител, когато можете лесно да въведете тези данни сами.

Ако смятате, че сега е най-доброто време да започнете да аутсорсвате своя счетоводен отдел, имате избор от фирми, които са специализирани в това. Въпреки че може да загубите известен контрол, можете да измислите начини да смекчите това, като същевременно увеличите ефективността на вашия бизнес. Крайната цел е да освободите време и да си позволите да се съсредоточите върху основната функция на вашия бизнес.

Written by admin